PHẦN MỀM ĐẤU THẦU VÀ CHÀO GIÁ CẠNH TRANH TRỰC TUYẾN

Người đăng (nhân viên của doanh nghiệp được cấp quyền) đăng thông tin gói thầu, hồ sơ mời thầu lên phần mềm (có chọn Nhà thầu dự trù theo ngành nghề để mời thầu).

Sau đó một Email gửi đến Người kiểm tra (người này có thể là phó phòng, trưởng phòng…) yêu cầu kiểm tra gói thầu.

Lúc này Gói thầu ở giai đoạn: Chờ kiểm tra.

Trong quá trình kiểm tra gói thầu sẽ sảy ra 2 trường hợp:

– Một là: Nếu gói thầu và hồ sơ mời thầu chưa đáp ứng được yêu cầu (ví dụ: sai thông tin, chưa đủ tài liệu…) thì Người kiểm tra sẽ yêu cầu Người đăng sửa lại. Quá trình yêu cầu sửa có thể sẽ lặp lại nhiều lần cho đến khi Gói thầu và Hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

– Hai là: Nếu gói thầu đáp ứng yêu cầu thì Người kiểm tra sẽ xác nhận Đã hoàn thành kiểm tra và một Email sẽ gửi đến Người phê duyệt (có thể là trưởng phóng, phó giám đốc hoặc giám đốc…) yêu cầu Phê duyệt gói thầu và Gửi thư mời thầu.

Lúc này gói thầu ở giai đoạn: Chờ phê duyệt.

Trong quá trình phê duyệt gói thầu sẽ rảy ra 2 trường hợp:

– Một là: Nếu gói thầu và hồ sơ mời thầu chưa đáp ứng được yêu cầu (sai chính tả, chưa đủ tài liệu, thiếu thông tin…) thì Người duyệt sẽ yêu cầu Người kiểm tra kiểm tra lại và Người đăng sửa lại. Quá trình yêu cầu kiểm tra và sửa có thể sẽ lặp lại nhiều lần cho đến khi Gói thầu và Hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

– Hai là: Nếu gói thầu và hồ sơ mời thầu đáp ứng được yêu cầu thì Người duyệt sẽ phê duyệt gói thầu và đồng thời gửi thư mời thầu đến các Nhà thầu đã được lựa chọn.

Lúc này gói thầu ở giai đoạn: Đã mời thầu.

Sau khi nhận được thư mời thầu, Nhà thầu có 2 cách để đăng ký dự thầu: Một là có thể nhấp chuột vào liên kết Đăng ký tham dự thầu trong Email. Hai là vào hệ thống phần mềm và đăng ký tham dự thầu. Khi đăng ký thành công, một Email sẽ gửi đến Ban quản trị (Người được doanh nghiệp cấp quyền) thông báo Nhà thầu đã đăng ký tham dự thầu.

Nếu Nhà thầu không làm 1 trong 2 cách trên thì hệ thống mặc định là Nhà thầu không tham dự thầu.

Lúc này gói thầu vẫn ở giai đoạn: Đã mời thầu.

Khi đã hết hạn đăng ký tham dự thầu và đến thời gian Nhận hồ sơ, Ban quản trị sẽ chuyển Gói thầu sang giai đoạn Nhận hồ sơ và gửi Email thông báo tự động đến các Nhà thầu.

Lúc này gói thầu ở giai đoạn: Đang nhận hồ sơ.

Khi nhận được Email thông báo bắt đầu nhận hồ sơ và chưa hết hạn Gửi hồ sơ, Nhà thầu sẽ đăng nhập vào Phần mềm và gửi hồ sơ thầu. Nhà thầu có thể gửi nhiều lần, hồ sơ gửi cuối cùng sẽ là Hồ sơ có hiệu lực.

Khi Nhà thầu gửi hồ sơ, một Email sẽ thông báo cho Ban quản trị để Ban quản trị tiện theo dõi.

Lúc này gói thầu vẫn ở giai đoạn: Đang nhận hồ sơ.

Khi đã hết hạn gửi hồ sơ và đến thời gian mở thầu. Ban quản trị sẽ Mở thầu và một Email thông báo tự động được gửi đến các Nhà thầu.

Trong giai đoạn này Ban quản trị (hội đồng xét thầu – chấm thầu) sẽ tải về các hồ sơ của các Nhà thầu đã gửi để so sánh và lựa chọn Nhà thầu trúng thầu. Công việc này được làm Offline và có thể kết hợp với cách mở thầu truyền thống.

Lúc này gói thầu ở giai đoạn: Đang mở thầu.

Khi đã chọn được Nhà thầu trúng thầu, Ban quản trị sẽ lên hệ thống phần mềm Thông báo trúng thầu và kết thúc thầu. Thư thông báo kết thúc thầu được gửi đến các Nhà thầu đã tham gia. Và Nhà thầu trúng thầu sẽ nhận được một thư chúc mừng trúng thầu.

Lúc này gói thầu ở giai đoạn: Đã kết thúc.

Người đăng (nhân viên của doanh nghiệp được cấp quyền) đăng thông tin Gói chào giá, hồ sơ mời chào giá lên phần mềm (có chọn Nhà cung cấp dự trù theo ngành nghề để mời chào giá).

Sau đó một Email gửi đến Người kiểm tra (người này có thể là phó phòng, trưởng phòng…) yêu cầu kiểm tra Gói chào giá.

Trong quá trình kiểm tra sẽ sảy ra 2 trường hợp:

– Một là: Nếu Gói chào giá và hồ sơ mời chào giá chưa đáp ứng được yêu cầu (ví dụ: sai thông tin, chưa đủ tài liệu…) thì Người kiểm tra sẽ yêu cầu Người đăng sửa lại. Quá trình yêu cầu sửa có thể sẽ lặp lại nhiều lần cho đến khi Gói chào giá và Hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

– Hai là: Nếu Gói chào giá đáp ứng yêu cầu thì Người kiểm tra sẽ xác nhận Đã hoàn thành kiểm tra và một Email sẽ gửi đến Người phê duyệt (có thể là trưởng phóng, phó giám đốc hoặc giám đốc…) yêu cầu Phê duyệt Gói chào giá và Gửi thư mời chào giá.

Lúc này Gói chào giá ở giai đoạn: Chờ phê duyệt.

Trong quá trình phê duyệt gói chào giá sẽ rảy ra 2 trường hợp:

– Một là: Nếu Gói chào giá và hồ sơ mời chào giá chưa đáp ứng được yêu cầu (sai chính tả, chưa đủ tài liệu, thiếu thông tin…) thì Người duyệt sẽ yêu cầu Người kiểm tra kiểm tra lại và Người đăng sửa lại. Quá trình yêu cầu kiểm tra và sửa có thể sẽ lặp lại nhiều lần cho đến khi Gói chào giá và Hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

– Hai là: Nếu Gói chào giá và hồ sơ mời chào giá đáp ứng được yêu cầu thì Người duyệt sẽ phê duyệt Gói chào giá và đồng thời gửi thư mời chào giá đến các Nhà cung cấp đã được lựa chọn.

Lúc này Gói chào giá ở giai đoạn: Đã mời chào giá.

Sau khi nhận được thư mời chào giá, Nhà cung cấp có 2 cách để đăng ký dự chào giá: Một là có thể nhấp chuột vào liên kết Đăng ký tham dự chào giá trong Email. Hai là vào hệ thống phần mềm và đăng ký tham dự chào giá. Khi đăng ký thành công, một Email sẽ gửi đến Ban quản trị (Người được doanh nghiệp cấp quyền) thông báo Nhà cung cấp đã đăng ký tham dự chào giá.

Nếu Nhà cung cấp không làm 1 trong 2 cách trên thì hệ thống mặc nhiên là Nhà cung cấp không tham dự chào giá.

Lúc này Gói chào giá vẫn ở giai đoạn: Đã mời chào giá.

Khi đã hết hạn đăng ký tham dự chào giá và đến thời gian Nhận hồ sơ, Ban quản trị sẽ chuyển Gói chào giá sang giai đoạn Nhận báo giá và gửi Email thông báo tự động đến các nhà cung cấp.

Lúc này Gói chào giá ở giai đoạn: Đang nhận báo giá.

Khi nhận được Email thông báo bắt đầu nhận báo giá và chưa hết hạn Gửi báo giá, Nhà cung cấp sẽ đăng nhập vào Phần mềm và gửi báo giá. Nhà cung cấp có thể gửi nhiều lần, báo giá gửi cuối cùng sẽ là báo giá có hiệu lực.

Khi Nhà cung cấp gửi báo giá, một Email sẽ thông báo cho Ban quản trị để Ban quản trị tiện theo dõi.

Khi đã hết hạn gửi báo giá và đến thời gian mở báo giá. Ban quản trị sẽ Mở báo giá và một Email thông báo tự động được gửi đến các Nhà cung cấp.

Trong giai đoạn này Ban quản trị (Nhóm xem xét báo giá) sẽ xem các Báo giá trực tuyến của các nhà cung cấp để so sánh và lựa chọn Nhà cung cấp tốt nhất (trúng thầu). Công việc này được làm online hoàn toàn.

Lúc này Gói chào giá ở giai đoạn: Đang mở báo giá.

Khi đã xác định được Nhà cung cấp tốt nhất (trúng thầu), Ban quản trị sẽ chọn Nhà cung cấp đó trên phần mềm và kết thúc chào giá. Thư thông báo kết thúc chào giá được gửi đến các Nhà cung cấp đã tham gia. Và Nhà cung cấp tốt nhất được lựa chọn sẽ nhận được một thư chúc mừng.

Lúc này Gói chào giá ở giai đoạn: Đã kết thúc.